Handbuch Abrechnungen

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1) Vorbereitung der Abrechnung

1.1 Vorbereitung der Kundenstammdaten

Bei einem bestehenden Kunden gelangen Sie durch Klicken des Kundendatensymbols in der Aktionsspalte zu dessen Stammdaten und können diese bearbeiten.
In den Kundendaten sind unter Kontaktdaten die Adresse für die Rechnung und unter Bankverbindung die Bankverbindung für die Rechnung zu pflegen.

1.1.1 Pflege der Adresse

Unter Kontaktdaten können Sie Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Fax und Adressen des Kunden pflegen.
Für die Abrechnung muss mindestens eine Adresse vorhanden sein. Durch Klicken auf das „+“-Zeichen können weitere Adressen hinzugefügt werden. Alle Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Die anderen Felder können optional ausgefüllt werden.
Alle vorgenommenen Änderungen müssen gespeichert werden.

1.1.2 Pflege der Bankverbindung

Für die Abrechnung muss mindestens eine Bankverbindung vorhanden sein.
Durch Klicken auf das „+“-Zeichen können weitere Bankverbindungen hinzugefügt werden Alle Felder, die nicht mit einem * gekennzeichnet sind, sind keine Pflichtfelder, können also optional ausgefüllt werden.
Alle vorgenommenen Änderungen müssen gespeichert werden.

1.2 Vorbereitung der Reportvorlagen

Unter Verwaltung finden Sie den Bereich Reporting Einstellungen.
Im Bereich Reporting Einstellungen können Sie Vorlagen für Reports definieren, auf deren Basis die Abrechnungen erstellt werden. Klicken Sie hierfür auf Hinzufügen. Wählen Sie anschließend die entsprechenden Reporting-Inhalte aus und vergeben Sie einen Namen.
Sie können auch mehrere Vorlagen erstellen.

1.3 Vorbereitung der Benchmarks

Unter Verwaltung finden Sie den Bereich Benchmarks.
In diesem Bereich können Sie beliebige Benchmarks anlegen und verwalten. Die Benchmarks können aus einem oder aus mehreren Wertpapieren bestehen. Die WKNs der gängigen Benchmarks entnehmen Sie unseren FAQs.

2) Erstellen der Abrechnungskonfiguration

2.1 Auswahl des Kunden

In dem Bereich Kunden können Sie die Ihnen zugeordneten Kunden auswählen oder einen neuen Kunden erstellen.
Sie können gezielt nach einem Kunden suchen.
Die einfache Suche ist standardmäßig eingeblendet. Wenn Sie auf Suche und weitere Optionen klicken, wird die Suchmaske minimiert.

Folgende Suchkriterien sind zulässig:
• Kundennummer
• Vorname
• Nachname

Der Vor- und Nachname können in der Suche verknüpft werden. Auch ist es möglich, mit unvollständigen Daten zu suchen. Geben Sie beispielsweise nur die ersten Buchstaben des Vor- oder Nachnamens ein, werden Ihnen alle Kunden angezeigt, deren Name mit diesen Buchstaben beginnt. Die Groß- und Kleinschreibung spielt in der Suche keine Rolle.
Haben Sie Ihren Kunden gefunden, für den Sie die Abrechnung erstellen möchten, so Klicken Sie auf die Aktion Abrechnung.

2.2 Erstellen einer neuen Konfiguration oder Musterkonfiguration

Hat der Kunde bisher keine Abrechnungskonfiguration, klicken Sie bitte auf Abrechnungskonfiguration erstellen.

2.2.1 Grundeinstellungen

Füllen Sie die folgenden Parameter:
• Start der Betreuungsübernahme
• Rechnungsadresse (Details unter 1.1.1: Pflege der Adresse) oder eine für die Rechnungen individuelle Adresse
• Bankverbindung (Details unter 1.1.2: Pflege der Bankverbindung)
• Zuständiger Betreuer (diese Person wird in der Rechnung des Kunden als Ansprechpartner angezeigt.)

Für die Rechnungsnummer können Sie einen Vorschlag übernehmen.

Sie können die Rechnungsnummer aber auch nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten. Klicken Sie dazu auf die Platzhalter. Sie können mehrere Platzhalter auswählen. Die Rechnungsnummer ergibt sich durch die Reihenfolge der Platzhalter. Die Platzhalter werden in der Abrechnung mit Daten gefüllt.

2.2.2 Vergütungsarten

Sie können eine Fixvergütung, eine Performance abhängige Vergütung oder beides einstellen.

2.2.3 Abrechnung für Fixvergütung

Bei der Fixvergütung wird für das verwaltete Vermögen ein fester Honorarsatz abgerechnet.
Grundlage der Abrechnung bilden die Depot- und Kontostände zum Ende des Reportzeitraums. Dieser Wert wird mit dem Fixvergütungssatz multipliziert. Das Ergebnis der Berechnung wird dem Kunden in Rechnung gestellt.
Wählen Sie den Erstellungsintervall der Abrechnung und der Reports. Das Erstellungsintervall der Abrechnung muss kleiner oder gleich dem Erstellungsintervall des Reports sein.
Bei unterschiedlichen Zeiträumen wird der Durchschnitt der Vermögenswerte (Konten und Depots, siehe 2.2.5 Abrechnungsrelevantes Vermögen) der Reports für die Berechnung verwendet.

Beispiel: Erstellungsintervall der Reports monatlich, Erstellungsintervall der Abrechnung quartalsweise.
In dem Fall werden insgesamt 4 Rechnungen erstellt. Für jede Rechnung dienen 3 Reports als Berechnungsgrundlage. Für die Rechnung Quartal I wird der Durchschnitt der Vermögenswerte (Konten und Depots, siehe 2.2.5 Abrechnungsrelevantes Vermögen) zum Reportende aus den Reports für Januar, Februar und März ermittelt.
Für jede Abrechnung muss somit mindestens ein Performancereport erstellt werden.
Wählen Sie ab wann ein Vergütungssatz gilt. Sie können mehrere Einträge hinzufügen.

2.2.4 Abrechnung für Performance abhängige Vergütung

Bei der Performance abhängigen Vergütung wird in Abhängigkeit der Performance in % ein Honorar ermittelt.
Wählen Sie das Erstellungsintervall der Abrechnung und der Reports. Die Zeiträume müssen identisch sein. Für jede Abrechnung wird immer genau ein Report als Berechnungsgrundlage verwendet.
Sie können mehrere Vergütungssätze in Abhängigkeit von der Performance angeben. Legen Sie fest, für welche Performance welcher Honorarsatz gilt.

Beispiel: Liegt die Performance des Gesamtvermögens zwischen 0% und 5%, so erhält die Bank 10% des Wertzuwachses ausgezahlt. Beträgt die Performance des Gesamtvermögens mindestens 5%, so erhält die Bank bis 5% einen Anteil von 10% vom Wertzuwachs in EUR und zusätzlich für die zur Gesamtperformance fehlenden Prozente erhält sie einen Anteil von 20%. Wertzuwachs bezieht sich immer auf den Gesamt-Wertzuwachs im Reporting für alle ausgewählten Vermögenswerte (Konten und Depots, siehe 2.2.5 Abrechnungsrelevantes Vermögen)
Ist die angegebene Performancestaffel lückenhaft hinterlegt, kann für den lückenhaften Teil keine Vergütung errechnet werden.

2.2.5 Abrechnungsrelevantes Vermögen

Wählen Sie alle Konten und Depots aus, die abgerechnet werden sollen. Klicken Sie dazu auf Depot- und Cash-Kontenauswahl bearbeiten.
Suchen Sie nach Ihrem Kunden. Klicken Sie auf das grüne Plus bei dem Depot oder Konto, um es hinzuzufügen.

2.2.6 Einstellung für die zu erstellenden Reports

Wählen Sie ein Template für die Reporterstellung aus. Die Report-Templates werden im Bereich Verwaltung: Reporting Einstellungen verwaltet (siehe Punkt 1.2: Vorbereitung der Reportvorlagen).
Für die Abrechnung werden Reports erstellt. Mit der Auswahl des Templates wählen Sie die Inhalte der Reports aus, für die die Rechnung erstellt wird.
Wählen Sie eine Performance und eine Benchmark aus. Wenn Sie eine Benchmark auswählen und auf Zugewiesene Benchmark des jeweiligen Kunden nutzen geklickt haben, wird die Benchmark des Kunden verwendet.
Wurde die kapitalgewichtete Performance ausgewählt, so wird die Performance berechnet, indem der Wertzuwachs mit dem durchschnittlich verfügbaren Kapital ins Verhältnis gesetzt wird. Bei der zeitgewichteten Performance wird nach der Time-Weighted Return (TWR) Methode berechnet.
Die Benchmark (siehe Punkt 1.3: Vorbereitung der Benchmarks) wird im Report in der Grafik Performance im Vergleich zur Benchmark angezeigt und dient dem Vergleich mit dem ausgewählten Vermögen.

2.3 Übernehmen einer Abrechnungskonfiguration

Für einen neuen Kunden können Sie die Konfiguration eines bestehenden (Muster-) Kunden übernehmen und ggf. anpassen. Klicken Sie dazu auf den Button Konfiguration von einen anderen Kunden übernehmen.

1.) Suchen Sie nun nach Ihrem Musterkunden.
2.) Wählen Sie Ihren Musterkunden aus.
3.) Klicken Sie auf Auswahl übernehmen.

Diese Einstellungen werden übernommen:
• Zuständiger Berater
• Vorlage für das generieren der Rechnungsnummer
• Abrechnung für Fixvergütung (alle Einstellungen)
• Performance abhängige Vergütung (alle Einstellungen)
• Einstellung für die zu erstellenden Reports (alle Einstellungen)

2.4 Speichern der Konfiguration

Rechts unten befindet sich eine Speichern Schaltfläche.

2.5 Ignorierte Wertpapiere

Es können einzelne Wertpapiere aus der Abrechnung ausgeschlossen werden. In der Abrechnungskonfiguration ist es Ihnen möglich, die zu ignorierenden Wertpapiere zu definieren. So können Sie beispielsweise Ihre eigenen emittierten Fonds von der Abrechnung der Vermögensverwaltungsvergütung ausschließen.

Unter dem Abschnitt „Ignorierte Wertpapiere“ können Sie durch Klick auf den Button „Zu ignorierendes Wertpapier hinzufügen“ die betreffenden Daten erfassen.

3) Erstellen von Rechnung

3.1 Kündigung

Im Fall einer Kündigung Klicken Sie auf den Button Kunde hat gekündigt (Abrechnung sofort erstellen).
Die Rechnung wird sofort zum Austrittsdatum erstellt.
Wählen Sie dann das Datum zu dem der Kunde gekündigt hat und klicken Sie auf weiter.

3.2 Abrechnung öffnen

Für alle Kunden mit aktiven Abrechnungskonfigurationen wird die Abrechnung automatisch zu Beginn des nächsten Abrechnungspunktes erstellt.
Unter Abrechnung finden Sie alle konfigurierten Abrechnungen.
Klicken Sie dazu auf die Aktion bei dem jeweiligen Kunden.

Ihnen stehen 6 Aktionen zur Verfügung:

1.) Abrechnung aktualisieren
Sinnvoll wenn ein neuer Report erstellt wurde.

2.) Abrechnung herunterladen
Erzeugt die Rechnung die Sie Ihrem Kunden senden können.

3.) Dokument für Kunden freigeben
Stellt die Rechnung in das Kundenportal.

4.) Report aktualisieren
Berechnet den Report neu.

5.) Report herunterladen

6.) Dokument für Kunden freigeben
Stellt den Report in das Kundenportal.

3.3 Betreuung oder Kündigung liegt innerhalb des Abrechungsintervalls.

Tritt der Kunde Mitte des Monats unterjährig in die VV ein, dann wird die erste Abrechnung zum ersten Datum im Abrechnungsintervall berechnet. Dabei wird der Eintrittsmonat voll eingerechnet.

Tritt der Kunde Mitte des Monats unterjährig aus der VV aus, dann wird die Abrechnung nicht erst zum eingestellten Zeitpunkt erstellt, sondern schon direkt nach dem Austritt. Abrechnungsgrundlage bilden dann die Monate seit letzter Abrechnung. Der Austrittsmonat wird nicht mitgewertet.

Alternativ kann die Abrechnung taggenau erfolgen. Wenden Sie sich dazu an Support@dser.de
Dabei werden die Tage nach der 30/360 Tage Methode ermittelt.
Der Tag der Betreuungsübernahme wird nicht abrechnet. Das Kündigungsdatum wird mit abgerechnet.