FAQ Best Practices Dokumentationsprozess

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1) Themenberatung

Beratung und Beratungsdokumentation

Loggen Sie sich wie gewohnt mit Ihren Zugangsdaten ein.

Zur Beratung und zur Beratungsdokumentation gelangen Sie über den Button Beratung.

In der Übersicht sehen Sie alle erstellten Themenberatungen. Um eine Themenberatung zu erstellen, klicken Sie auf Themenberatung.

Themenberatung

Im Bereich Themenberatung starten Sie den Beratungsprozess munio.

Hierfür wählen Sie Ihren Kunden aus der Liste der Ihnen zugeordneten Kunden aus. Sie können den Kunden auch über die Suchmaske suchen.

Haben Sie Ihren Kunden ausgewählt, klicken Sie auf das Symbol des Kunden mit Sprechblase, um den Beratungsprozess zu starten.

Zunächst wählen Sie die Depots aus, die Sie beraten wollen. Diese sind nach Anlagestrategie und Anlagehorizont gruppiert. Sie können auch mehrere Depots gleichzeitig beraten. Besitzt ein Depot keine WpHG-Profilierung, so kann es nicht beraten werden.

Ein Depot darf nur beraten werden, wenn gültige WpHG-Informationen für den Gesprächspartner, alle Depotinhaber, alle gesetzlichen Vertreter und von allen Vormunden vorliegen.

Wählen Sie die Depots aus, die Sie beraten wollen und klicken Sie auf Beratung starten. Der Beratungsprozess munio öffnet sich.

Die Beratungsschritte entnehmen Sie bitte dem Handbuch munio.

Nach Abschluss der Beratung können Sie eine Notiz zur Beratung hinterlegen. Diese sind später einsehbar und editierbar.

Klicken Sie auf Beratung abschließen, so wird die Beratung endgültig abgeschlossen und in der Übersicht abgelegt.

2) Übersicht

In der Übersicht sehen Sie alle durchgeführten Beratungen und wann diese durchgeführt wurden.

Die Beratungen sind unterteilt in Persönliche Empfehlungen, Abgeschlossene Empfehlungen und Nicht mehr verfolgte Empfehlungen. Alle umgesetzten Beratungen landen in den abgeschlossenen Beratungen. Eine Beratung gilt dann als abgeschlossen, wenn alle Dokumente vollständig und korrekt ausgefüllt wurden.

Der Status zeigt an, ob die Beratung vollständig oder unvollständig ist. Unvollständig ist sie solange, bis alle Dokumente zum Angebot bearbeitet wurden.

In der Aktionsspalte haben Sie die Möglichkeit die Beratung zu löschen, allerdings wird diese nicht wirklich gelöscht. Sie wird in den Bereich Nicht mehr verfolgt verschoben.

Zu jedem Angebot können Sie die Details einsehen und das Angebot bearbeiten.

2.1 Die Details des Angebotes einsehen

Zunächst gelangen Sie zu den allgemeinen Informationen zum Angebot.

Hier sehen Sie, für wen das Angebot erstellt wurde, wann und von wem es erstellt wurde. Es weist den Gesamtkaufbetrag und den Gesamtverkaufsbetrag aus. Zudem wird die Art der Beratung und der Status der Beratung angezeigt. Keines der Felder ist editierbar.

In den Angebotsdokumenten sehen Sie, welche Dokumente zu Ihrem Kunden erstellt wurden.

Hier sehen Sie unter anderem das munio-Dossier (Beratungsergebnis) und wann es erstellt wurde. Über die Aktionsspalte können Sie das Dokument einsehen.

Abschließend können Sie alle Notizen einsehen, die erstellt wurden und neue Notizen erstellen.

Zu jeder Notiz steht, wer sie erstellt hat und wann sie erstellt wurde.

2.2 Das Angebot bearbeiten / zusammenstellen

Um das Angebot Ihrem Kunden vorlegen zu können, müssen zunächst alle Dokumente vollständig ausgefüllt werden. Die Farbe des Kreises der Zahlen zeigt Ihnen an, ob das Dokument korrekt ausgefüllt wurde. Ist der Kreis grün, so ist das Dokument komplett. Ist er gelb, so wurde das Dokument noch nicht oder unvollständig ausgefüllt.

2.2.1 Depottransaktionsverteilung

Die Depottransaktionsverteilung wurde bereits in munio erstellt, daher ist dieser Punkt von Beginn an grün. Haben Sie in munio bereits die korrekte Verteilung eingestellt, springen Sie bitte zu Punkt 2.

Möchten Sie eine neue Verteilung einstellen, klicken Sie auf Neue Verteilung einstellen.

Hier sehen Sie noch einmal die Kauf- und Verkaufsvorschläge, die munio erstellt hat. Sie haben die Möglichkeit, die Stückzahl, die gekauft oder verkauft werden soll, zu verändern. Zudem stehen Ihnen die gängigsten Ausführungsplätze zur Auswahl.

Sind Sie mit der Angebotsverteilung zufrieden, dann klicken Sie auf Speichern. Die vorherige Angebotsverteilung wird somit verworfen.

Sie können für die Papiere, die nicht verkauft wurden, die Haltepositionen bearbeiten.

Die Übersicht ist in Depots und deren Wertpapiere gegliedert. Wählen Sie bei dem entsprechenden Wertpapier Halten aus und klicken anschließend auf Speichern. Es ist auch möglich, ein Wertpapier, welches nicht in der Liste steht, manuell aufzunehmen. Alle Papiere, die hier auf Halten gesetzt werden, erscheinen im Beratungsprotokoll mit entsprechendem Vermerk.

Diese Einstellung ist für Sie interessant, wenn Sie beispielsweise Einzelproduktprozess wählen und vorher mit Ihrem Kunden besprechen, welche Papiere gehalten werden sollen. Diese Produkte landen standartmäßig nicht im Beratungsprotokoll. Möchten Sie aber dokumentieren, dass Sie diese Papiere auch mit Ihrem Kunden besprochen haben, setzen Sie die Einstellung auf Halten.

Bearbeiten Sie Punkt 1 nachdem Sie die nachfolgenden Punkte bearbeitet haben, werden alle Einträge in den Punkten 2 – 7 verworfen.

2.2.2 Beratungsprotokoll erstellen

Schritt 2 ist die Erstellung des Beratungsprotokolls für Wertpapiere. Alle rot umrandeten Felder sind Pflichtfelder.

Zunächst erfolgt die Eingabe der persönlichen Daten. Haben Sie in den Stammdaten die persönlichen Daten des Kunden vollständig erfasst, haben Sie hier keinen Eingabeaufwand.

Anschließend folgen folgende Eingabefelder:

• Beratungsinformationen
• Gesprächsanlass
• Westliche Anliegen
• Persönliche Situation

Anschließend geben Sie die Erfahrungen und Kenntnisse ein. Die Angaben entsprechen den WpHG-Angaben und werden so übernommen. Wurde eine Änderung an den WpHG-Daten vorgenommen, so muss dies dokumentiert werden und ein neuer WpHG-Bogen muss beigelegt werden.

In den Produktempfehlungen sehen Sie alle Wertpapiere, die Sie Ihrem Kunden empfehlen. Hier können Sie die Angaben noch einmal auf Richtigkeit überprüfen. Über die Navigation gelangen Sie schnell und einfach zu den verschiedenen Wertpapieren.

Zum Schluss füllen Sie die internen Vermerke aus.

Haben Sie alle Daten vollständig erfasst, klicken Sie auf Fertigstellen, die Einträge werden gespeichert und Punkt 2 wird grün.

Ihnen wird im zweiten Punkt ebenfalls angezeigt, wenn Wertpapierdokumente fehlen (PIBs/KIDs). Klicken Sie auf den Button, sehen Sie, für welche Wertpapiere die Dokumente fehlen. Bitte besorgen Sie die Dokumente beispielsweise aus Ihrem internen System.

Nun können Sie Punkt 3 bearbeiten.

2.2.3 Beratungsprotokoll drucken/per E-Mail senden

Im Schritt 3 können Sie das Beratungsprotokoll ausdrucken. Es wird eine PDF-Datei erstellt, die Sie Ihrem Kunden zur Unterschrift vorlegen können.

Sie haben auch die Möglichkeit, Ihrem Kunden das Beratungsprotokoll per E-Mail zuzusenden.

Tragen Sie bitte die E-Mail Adressen ein und gehen anschließend auf Speichern. Jedes Beratungsprotokoll wird passwortverschlüsselt versandt. Das Passwort wird Ihnen nach dem Senden des Protokolls angezeigt. Bitte teilen Sie Ihrem Kunden das Passwort auf sicherem Wege mit. Sollten Sie das Passwort verlieren, so können Sie es über den Button Passwort für zuletzt zugesendete E-Mail anzeigen wieder aufrufen.

Gehen Sie anschließend weiter zu Schritt 4.

2.2.4 Beratungsprotokoll übergeben

Dieser Punkt ist ein Checkpunkt. Haben Sie das Protokoll Ihrem Kunden ausgehändigt, klicken Sie auf Beratungsprotokoll wurde übergeben. Der Punkt wird grün und Sie können Punkt 5 bearbeiten.

2.2.5 Orderformulare vorbereiten

Im Punkt 5 weisen Sie den Kauftransaktionen die entsprechenden Orderformulare zu und können diese anschließend bearbeiten. Sind keine Orderformulare zugewiesen, erhalten Sie nur eine Transaktionsliste.

Um Orderformulare festzulegen, klicken Sie auf Zugeordnete Orderformulare bearbeiten. Wählen Sie zunächst die Bank aus, über die Sie die Order auslösen möchten. Anschließend stehen Ihnen die entsprechenden Orderformulare zur Verfügung. Das System wird versuchen, die Orderformulare automatisch zuzuordnen. Bitte prüfen Sie die Zuordnung und ergänzen Sie fehlende Zuordnungen.

Haben Sie allen Wertpapieren ein Orderformular zugeordnet, können Sie diese anschließend bearbeiten, klicken Sie hierfür auf Orderformulare bearbeiten. Ein beschreibbares PFD öffnet sich, in dem Sie das Orderformular vervollständigen können.

2.2.6 Orderformulare erstellen

Klicken Sie auf Orderformulare erstellen, um die Orderformulare und die Transaktionsliste zu drucken. Der Punkt wird anschließend grün.

Beenden Sie nun das Bearbeiten-Fenster so wird der Status der Beratung auf Vollständig gesetzt.

2.2.7 Orderformulare erstellen

Abschließend stellen Sie die komplette Kundenmappe zusammen und drucken diese aus, klicken sie hierfür auf Kundenmappe erstellen und drucken.

Hier können Sie Ihre Kundenmappe zusammenstellen. Der WpHG-Bogen, das Beratungsprotokoll, die PIBs/KIDs und die Beratungsdokumentation sind Pflichtdokumente. Die anderen Dokumente können Sie optional dazu wählen. Klicken Sie auf Drucken, um den Druckvorgang einzuleiten, es wird eine PDF-Datei erstellt. Speichern Sie diese bitte lokal auf Ihrem Computer, denn die erste Kundenmappe, die Sie erstellen, ist die Originalkundenmappe.

Erstellen Sie eine weitere Kundenmappe, so ist der WpHG-Bogen optional, wird er ausgewählt, so wird er mit Duplikat gekennzeichnet.

Klicken Sie auf Angebot akzeptieren und abschließen, wird die Beratung in die Abgeschlossenen Angebote verschoben. Alle erstellten Dokumente werden automatisch in den Dokumenten des Kunden gespeichert und sind dort jederzeit einsehbar.

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2.3 Abgeschlossene Angebote

Hier können Sie alle abgeschlossenen Empfehlungen einsehen. Sie sehen auch, wann das Angebot erstellt und abgeschlossen wurde.

In der Aktionsspalte haben Sie die Möglichkeit die Details des Angebotes einzusehen , vgl. Absatz 2.1, Seite 4.

Zudem haben Sie die Möglichkeit eine Kundenmappe zu erstellen und auszudrucken. Hier wird der WpHG-Bogen als Duplikat gekennzeichnet.

2.4 Nicht mehr verfolgte Angebote

Nicht mehr verfolgte Angebote können eingesehen, aber nicht mehr reaktiviert werden. Über das Symbol des Buches, können Sie die Details des Angebotes einsehen, vgl. Absatz 2.1, Seite 4.